近年來,參加展會已成為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)。在展會上如何有效地接待客戶變得非常重要。根據(jù)分析,重點應(yīng)特別注意以下幾點:
調(diào)整好心態(tài)很重要,畢竟外商也只是普通人,甚至有些人素質(zhì)較差。在與他們交流時,保持平和心態(tài)很重要。外商來華不是慈善外交,而是為了賺錢合作的。無須過多揣測外商的心思,只需記住合作共贏即可。表現(xiàn)出穩(wěn)重的態(tài)度,而非過于急躁的形象,更容易贏得外商的尊重。
商務(wù)旅行中的行程安排非常重要,需要與客戶商討參觀訪問行程表,并與工廠的接待部門進(jìn)行溝通。確認(rèn)一切安排后,可以通過郵件或傳真發(fā)送給客戶并讓工廠做好接待準(zhǔn)備。商務(wù)性、務(wù)實、緊湊的行程安排往往更受歡迎,因此需要與客戶詳細(xì)商量行程,確保安排訪廠/公司的階段最好由自己決定。在訪問過程中嚴(yán)格按照行程計劃執(zhí)行常常會給客戶留下良好印象。另外,如果可能的話,應(yīng)該盡量商量好客人的行程安排,至少了解客人來中國的時間、班次和聯(lián)系方式。
要確保對公司的信息有充分了解,這點之前已經(jīng)提到過。你首先應(yīng)該對公司產(chǎn)品、生產(chǎn)流程和技術(shù)參數(shù)進(jìn)行了解,這樣才能夠帶領(lǐng)客人參觀。第三步:最好事先準(zhǔn)備有關(guān)公司的英文介紹和整個生產(chǎn)流程的英文資料,這樣可以避免到時候翻譯出現(xiàn)困難。此外,要事先準(zhǔn)備好對一些客人可能會問到的問題的回答。
調(diào)查客戶信息非常重要,包括聯(lián)系方式、公司背景、經(jīng)營狀況、來訪目的等。同時還要了解談判代表的情況,包括其在公司的位置和業(yè)績等。還需調(diào)查客戶性質(zhì),了解其國籍、業(yè)務(wù)類型等。最后要了解客人的宗教和文化習(xí)俗,以便更好地接待。這樣做可以更好地了解客戶,促進(jìn)合作。
接待準(zhǔn)備材料和工作的步驟包括準(zhǔn)備接待所需的物品和設(shè)施,以確保接待活動的順利進(jìn)行。
在參觀和談判可能用到的物品:
1. 數(shù)碼相機
2. 預(yù)先準(zhǔn)備好的產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹(包括付款方式、生產(chǎn)周期等)的電子版
3. 產(chǎn)品冊子
4. 易于攜帶的小樣品
5. 色板
6. 計算器
7. 尺
8. 筆記本和筆
9. 訂書機
10. 可以隨時添加和整理的記錄本
11. 針對性的報價單
在公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌,提前告訴前臺接待有客人來訪,并讓他們感覺受到重視。對會議室的安排及談判資料的預(yù)備,包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備,和相關(guān)需要展示客戶的文件資料以證明公司實力。
確保企業(yè)演示文稿內(nèi)容精美詳盡,至少包括企業(yè)的競爭優(yōu)勢、市場分析、過往業(yè)績、組織結(jié)構(gòu)圖、客戶服務(wù)流程、企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道、研發(fā)隊伍實力、歷史榮譽、項目介紹、實驗室參觀、負(fù)責(zé)人介紹、榮譽證書和各種認(rèn)證。
事先準(zhǔn)備好接機牌、公司大廳接待牌、打掃公司接待談判室、樣品卡的準(zhǔn)備和客人感興趣的其他產(chǎn)品的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備咖啡、茶及一些小食品和糖果。準(zhǔn)備客人的小禮物和樣品。
提前確定與外商談判的三個方案:最佳方案、折中方案和妥協(xié)方案。準(zhǔn)備為達(dá)到上述三個方案的策略和手段。了解附近的娛樂設(shè)施和購物休閑設(shè)施。
接待和安排住宿。
1. 確認(rèn)時間、酒店和接待方式,并在機場迎接客人。在車上可以和客人聊些輕松愉快的話題,比如詢問客人旅途狀況、簡要介紹城市特色或文化特點等(步驟六)。如果沒有商議好接待安排,可以在車上詢問客人行程安排,在確定后再做具體安排。一般來說,先將客人送到預(yù)定的酒店,有時則由客人自行預(yù)訂。確定酒店星級、房間詳情(單人或合住、樓層、吸煙或非吸煙區(qū)等),并注意選擇合適的酒店,避免出現(xiàn)服務(wù)不符合預(yù)期的情況。一切安排妥當(dāng)后,告知客人酒店地址和電話。送至酒店后,交給客人訪問時的行程和工廠資料等文件,敲定第二天的參觀訪問計劃,確保提前通知工廠做好準(zhǔn)備(步驟七)。
2. 若客人先休息,離開前需確定去酒店接客戶來公司的時間,有時客人會直接去參觀(步驟八)。并與外商商討確定談判日程安排,確保各項時間都安排得準(zhǔn)確細(xì)致,包括就餐地點和菜單等。外商對午餐要求可能不高,甚至一份盒飯也可以接受。
3. 第二天準(zhǔn)時至酒店接客戶,不同國家的客戶對時間觀念可能有所不同,我方一般會提前10分鐘在酒店大堂等候(步驟九)。接到工廠或辦公室后,按照行程進(jìn)行參觀訪問和會談,安排專人記錄會議內(nèi)容,如果是第一次接觸,需安排多媒體會議室,雙方可以進(jìn)行企業(yè)介紹的投影幻燈展示(步驟十)。談判技能主要需要多與人交流并進(jìn)行實際訓(xùn)練,包括去市場進(jìn)行買賣及討價還價練習(xí)。談判時,需在保證自身盈利的基礎(chǔ)上考慮為客戶盈利,同時留下專業(yè)的印象,并避免一問三不知的情況。隨身攜帶筆記本隨時記錄客戶要求和款式,以便在郵件回訪時有針對性。在聊天時要注意打消客人的矜持,而談判結(jié)束后需打印談判報價單或合同給客人(步驟十一和十二)。
4. 客人離開時,要送至門口,最好送至電梯口,等客人上了電梯后再道別,電梯門關(guān)上后再回到辦公室。如果實際操作中直接去一起吃飯,則無須再回到辦公室。
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