每個快遞網點的財務工作中,月結客戶賬單的核算是必不可少的一環。目前,網點財務主要通過三種方法來進行客戶運價的核算。首先是使用Excel表格進行賬單計算;其次是利用總部的運價系統;最后是通過外部第三方軟件來完成運價核算。由于不同網點的財務在考慮和需求上有所不同,這三種方法都在實際中得到了運用,甚至有些網點會同時采用多種方式進行核算。
根據旺金快遞財務團隊的分析,目前,各網點在客戶運費的計算上面臨三大關鍵問題:
首先,因疫情或災區的附加費用需要進行單獨的核算,這帶來了不少困擾。在疫情等因素的影響下,總部時常會對網點的快遞中轉費用進行額外增加,包括各種疫情附加費用。大多數網點的財務部門都需對這些附加費用進行單獨的核算。這意味著,在完成客戶的月結運費賬單后,財務還必須對疫情附加費用的區域進行額外的計算。這樣一來,一個客戶的賬單不僅需要計算一次,實際上還需要再計較一遍,這無疑增加了財務的工作量。
附錄:某快遞電商客戶在疫情期間額外收費明細表
其次,客戶修改報價的頻率不斷增加,即使是使用總部的運價系統,報價變更的操作仍然相當復雜。受市場淡旺季和總部政策價格調整的影響,許多電商客戶的報價變動頻繁,甚至在一個月內可能需要調整一到兩次。這使得財務部門在核算客戶賬單運費時,必須參考多份報價單,通常情況下,單月的運費核算需要基于多于一個報價進行處理。這一過程使得核算工作變得更加復雜和繁瑣,同時由于對報價變動的疏忽,很可能會導致運費計算出現錯誤。
第三,利用Excel電子表格來計算客戶賬單既耗時又費力,且容易出現錯誤,處理大數據量時顯得更加困難。通常,一個快遞網點如果有大約40個電商客戶,財務部門需要花費接近五天的時間來完成客戶賬單的核算。因此,財務部門每月需要用一周的時間來進行賬單的計算工作。
此外,使用電子表格進行賬單管理容易出錯,且難以讓老板進行有效監控。如果網點的負責人沒有時間對賬單進行審核而直接將其發送給客戶,賬單可能會出現很多問題。如果財務部門計算的金額偏高,客戶會立刻反饋;但如果算得金額偏低,客戶則可能不會主動聯系我們,從而給網點帶來損失。
為了應對網點客戶在賬單核算中面臨的實際困難,旺金財務全新升級了快遞運價核算系統,提供一站式服務,輕松解決客戶在賬單核算方面的所有難題!
全新升級的旺金運價核算系統具備三大核心特色:
亮點一:智能識別客戶報價單系統。客戶無需自行配置報價,輕松一鍵導入即可完成報價單的設置。
第二個重要特征是,系統可以直接設置疫情期間的附加費用。通過一次性操作,就能夠完成費用的增加和價格的調整;在導出賬單時,這些附加費用也會被自動計算在內。
第三個亮點:客戶報價調整變得更加便捷,一鍵即可完成修改。輕松設置客戶報價的調整。
以某網點的40位客戶的賬單核算為例,使用旺金運價核算系統后,效果顯著提升:
在賬單處理的時間方面,使用旺金運價核算系統之前需要花費5天進行核算,而自從采用該系統后,處理時間大幅縮短至僅需半天。
在客戶報價設置方面,使用旺金系統之前,財務人員需要查閱紙質的客戶報價單,然后手動將信息輸入到表格或其他運價系統中,這一過程容易導致錯誤。而采用旺金系統后,客戶報價系統能夠智能識別信息,只需一鍵導入即可完成設置,變得更加簡便和智能。
在疫情期間的收費核算方面,采用旺金系統之前,財務人員需要在客戶賬單的基礎上手動計算額外的疫情加收費用,這樣不僅耗時而且費力。然而,使用旺金運價系統后,系統能夠自動設置加收費用,只需一鍵即可導出完整的賬單,極大地提高了工作的效率和便利性。
4、在客戶報價單調整環節,使用旺金系統之前,財務部門需要根據新的報價手動核算客戶賬單,或者逐一修改系統中的報價,這樣做既耗時又勞累。然而,使用旺金運價系統后,可以在同一個月份內多次生成報價賬單,同時也支持批量修改報價操作,讓這一過程變得更加簡單和精準。
在客戶賬單制作方面,使用旺金系統之前,財務部門需要將運費數據逐一劃分給客戶,逐個計算并輸出賬單。然而,采用旺金運價系統后,系統能夠自動進行客戶明細賬和匯總賬的拆分,無需人工干預,只需一鍵即可導出。
在核算主體的支持上,許多系統通常只提供客戶賬單的生成;相比之下,旺金運價核算系統則能夠支持客戶、業務員、承包區域等所有相關主體的賬單核算與輸出。
總體來說,憑借旺金運價核算系統,網點的客戶賬單處理變得更加智能化、簡便且高效。即使是剛入職的新財務人員,也能迅速掌握系統的操作。而且通過這個系統進行賬單核算的準確性大大提升,讓老板無需再為客戶賬單的錯誤而煩惱!
如果您的網點出現以下情況:
1、仍在采用表格來計算客戶賬單,并且對可能出現的錯誤感到擔憂。
2、仍然使用表格單獨計算疫情期間的額外費用。
3、認為在系統上更改客戶報價是一件繁瑣的事情。
4、目前的賬單計算過程耗時且繁瑣,希望能找到更高效的解決方案。
別再猶豫了,趕快與我們取得聯系,及時解決客戶的賬單核算難題!
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