近年來，參加展會已成為企業(yè)發(fā)展的關鍵一環(huán)。在展會上如何有效地接待客戶變得非常重要。根據(jù)分析，重點應特別注意以下幾點：
調整好心態(tài)很重要，畢竟外商也只是普通人，甚至有些人素質較差。在與他們交流時，保持平和心態(tài)很重要。外商來華不是慈善外交，而是為了賺錢合作的。無須過多揣測外商的心思，只需記住合作共贏即可。表現(xiàn)出穩(wěn)重的態(tài)度，而非過于急躁的形象，更容易贏得外商的尊重。
商務旅行中的行程安排非常重要，需要與客戶商討參觀訪問行程表，并與工廠的接待部門進行溝通。確認一切安排后，可以通過郵件或傳真發(fā)送給客戶并讓工廠做好接待準備。商務性、務實、緊湊的行程安排往往更受歡迎，因此需要與客戶詳細商量行程，確保安排訪廠/公司的階段最好由自己決定。在訪問過程中嚴格按照行程計劃執(zhí)行常常會給客戶留下良好印象。另外，如果可能的話，應該盡量商量好客人的行程安排，至少了解客人來中國的時間、班次和聯(lián)系方式。
要確保對公司的信息有充分了解，這點之前已經提到過。你首先應該對公司產品、生產流程和技術參數(shù)進行了解，這樣才能夠帶領客人參觀。第三步：最好事先準備有關公司的英文介紹和整個生產流程的英文資料，這樣可以避免到時候翻譯出現(xiàn)困難。此外，要事先準備好對一些客人可能會問到的問題的回答。
調查客戶信息非常重要，包括聯(lián)系方式、公司背景、經營狀況、來訪目的等。同時還要了解談判代表的情況，包括其在公司的位置和業(yè)績等。還需調查客戶性質，了解其國籍、業(yè)務類型等。最后要了解客人的宗教和文化習俗，以便更好地接待。這樣做可以更好地了解客戶，促進合作。
接待準備材料和工作的步驟包括準備接待所需的物品和設施，以確保接待活動的順利進行。
在參觀和談判可能用到的物品:
1. 數(shù)碼相機
2. 預先準備好的產品目錄和企業(yè)介紹（包括付款方式、生產周期等）的電子版
3. 產品冊子
4. 易于攜帶的小樣品
5. 色板
6. 計算器
7. 尺
8. 筆記本和筆
9. 訂書機
10. 可以隨時添加和整理的記錄本
11. 針對性的報價單
在公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌，提前告訴前臺接待有客人來訪，并讓他們感覺受到重視。對會議室的安排及談判資料的預備，包括企業(yè)演示文稿的準備，和相關需要展示客戶的文件資料以證明公司實力。
確保企業(yè)演示文稿內容精美詳盡，至少包括企業(yè)的競爭優(yōu)勢、市場分析、過往業(yè)績、組織結構圖、客戶服務流程、企業(yè)服務標準、投訴渠道、研發(fā)隊伍實力、歷史榮譽、項目介紹、實驗室參觀、負責人介紹、榮譽證書和各種認證。
事先準備好接機牌、公司大廳接待牌、打掃公司接待談判室、樣品卡的準備和客人感興趣的其他產品的準備。準備咖啡、茶及一些小食品和糖果。準備客人的小禮物和樣品。
提前確定與外商談判的三個方案：最佳方案、折中方案和妥協(xié)方案。準備為達到上述三個方案的策略和手段。了解附近的娛樂設施和購物休閑設施。
接待和安排住宿。
1. 確認時間、酒店和接待方式，并在機場迎接客人。在車上可以和客人聊些輕松愉快的話題，比如詢問客人旅途狀況、簡要介紹城市特色或文化特點等（步驟六）。如果沒有商議好接待安排，可以在車上詢問客人行程安排，在確定后再做具體安排。一般來說，先將客人送到預定的酒店，有時則由客人自行預訂。確定酒店星級、房間詳情（單人或合住、樓層、吸煙或非吸煙區(qū)等），并注意選擇合適的酒店，避免出現(xiàn)服務不符合預期的情況。一切安排妥當后，告知客人酒店地址和電話。送至酒店后，交給客人訪問時的行程和工廠資料等文件，敲定第二天的參觀訪問計劃，確保提前通知工廠做好準備（步驟七）。
2. 若客人先休息，離開前需確定去酒店接客戶來公司的時間，有時客人會直接去參觀（步驟八）。并與外商商討確定談判日程安排，確保各項時間都安排得準確細致，包括就餐地點和菜單等。外商對午餐要求可能不高，甚至一份盒飯也可以接受。
3. 第二天準時至酒店接客戶，不同國家的客戶對時間觀念可能有所不同，我方一般會提前10分鐘在酒店大堂等候（步驟九）。接到工廠或辦公室后，按照行程進行參觀訪問和會談，安排專人記錄會議內容，如果是第一次接觸，需安排多媒體會議室，雙方可以進行企業(yè)介紹的投影幻燈展示（步驟十）。談判技能主要需要多與人交流并進行實際訓練，包括去市場進行買賣及討價還價練習。談判時，需在保證自身盈利的基礎上考慮為客戶盈利，同時留下專業(yè)的印象，并避免一問三不知的情況。隨身攜帶筆記本隨時記錄客戶要求和款式，以便在郵件回訪時有針對性。在聊天時要注意打消客人的矜持，而談判結束后需打印談判報價單或合同給客人（步驟十一和十二）。
4. 客人離開時，要送至門口，最好送至電梯口，等客人上了電梯后再道別，電梯門關上后再回到辦公室。如果實際操作中直接去一起吃飯，則無須再回到辦公室。
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